投影片製作感想──起草與技巧

下禮拜有個必須對部門大約20位同事做簡報的機會，內容是今年要做的一個計畫的規劃，需要制訂一些步驟和規格。

嗯，最簡單的起步嘛，就是找出市場上的現有產品或技術有哪些（作戰前先瞭解有哪些敵人總是必要的吧），然後集其大成，那就會是一份熱呼呼剛出爐的完整規格書了。

至於技巧嘛，野人獻曝分享4點如下：

1. 聚焦（focus）：鎖定幾個重點講就好，至於要深入到什麼程度（也就是個別議題需要放幾張投影片啦）就要視情況而定了，而且可以的話，多放點「畫面截圖」（screenshot）之類的東西，會比文字來得更有說服力。至於在收集資料的時候固然會發現許多可以借題發揮的部分，但是全部納入投影片內會太多太雜，所以憑經驗挑重點講，其他的可以臨場口頭補充就好。如果真的意猶未盡的話，就放到簡報最後面的Future Work或者Reference那幾頁去，預告以後會做，順便也拋出相關議題來激發一些討論。
2. 收斂（converge）：到了結論的地方務必記得收斂議題，免得浪費大家時間聽完之後仍然一頭霧水。唉，這算是有感而發，開過太多冗長而沒有提出結論的會議了。另外最好把「待辦事項清單」（to-do list）都條列出來，如果能夠在簡報的過程當中順便增減這份清單就更有建設性了，可以的話再壓上日期（我們戲稱為「畫押」賣身契）會更加彰顯執行力。
3. 預演（rehearsal）：如果是重要的簡報，找個機會先向同儕預演一遍，從他們的回饋意見當中可以發現哪裡需要補強、哪裡可以刪減。但是預演的機會可遇不可求，總之至少自己對自己默唸個幾遍，甚至把可能的Q&A都在腦海裡面想過一次。
4. 分段（stage by stage）：計畫/規劃這種東西最好還是畫個時間表（roadmap），然後按部就班分階段完成，一步一步突破每個里程碑（milestone）。雖然在剛開始就把所有架構想好是非常完美，但是有時候那樣畢竟太過理想化了，所以還是小規模小規模來做就好，一開始就想做很大的東西，容易因為陷入思考瓶頸而卻步，反而可能裹足不前（至少我個人是如此）。
   

呼，大約有一年多沒做投影片了，發現組織能力好像還可以，而英文寫作能力則好像有提升了一點點。今天早上適逢小組開週會，有機會預演一遍那份投影片，於是得到了上述的幾點感想。預演真的是件好事，小組成員給的回饋意見都十分受用，指出了我的盲點，或者應該說可能會是每位講者的盲點，就是誤以為大家都熟某項技術了，實際上通常不然，所以花些篇幅做點小小的簡介將會得到更好的效果，況且有時候列出這些東西，也可以激發更多討論與幫助自我思考。更重要的是，讓大家都聽了，那才堪稱為是一場好的簡報。

最後再講一點，就是關於「時間」的事。收斂的作用另一方面就是為了壓縮時間，一場好的簡報從來就不會是冗長的。所以簡報除了挑選的重點要夠好、歸納的結論要夠強之外，時間還要像女孩子的迷你裙一樣短，如此才能夠讓聽眾全程參與而不至於分心夢周公去也。所以像這次的簡報我只做了20頁，並且打算講15分鐘、再留5分鐘討論就好。