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2009年1月14日 星期三

投影片製作感想──起草與技巧

下禮拜有個必須對部門大約20位同事做簡報的機會,內容是今年要做的一個計畫的規劃,需要制訂一些步驟和規格。

嗯,最簡單的起步嘛,就是找出市場上的現有產品或技術有哪些(作戰前先瞭解有哪些敵人總是必要的吧),然後集其大成,那就會是一份熱呼呼剛出爐的完整規格書了。

至於技巧嘛,野人獻曝分享4點如下:
  1. 聚焦(focus):鎖定幾個重點講就好,至於要深入到什麼程度(也就是個別議題需要放幾張投影片啦)就要視情況而定了,而且可以的話,多放點「畫面截圖」(screenshot)之類的東西,會比文字來得更有說服力。至於在收集資料的時候固然會發現許多可以借題發揮的部分,但是全部納入投影片內會太多太雜,所以憑經驗挑重點講,其他的可以臨場口頭補充就好。如果真的意猶未盡的話,就放到簡報最後面的Future Work或者Reference那幾頁去,預告以後會做,順便也拋出相關議題來激發一些討論。
  2. 收斂(converge):到了結論的地方務必記得收斂議題,免得浪費大家時間聽完之後仍然一頭霧水。唉,這算是有感而發,開過太多冗長而沒有提出結論的會議了。另外最好把「待辦事項清單」(to-do list)都條列出來,如果能夠在簡報的過程當中順便增減這份清單就更有建設性了,可以的話再壓上日期(我們戲稱為「畫押」賣身契)會更加彰顯執行力。
  3. 預演(rehearsal):如果是重要的簡報,找個機會先向同儕預演一遍,從他們的回饋意見當中可以發現哪裡需要補強、哪裡可以刪減。但是預演的機會可遇不可求,總之至少自己對自己默唸個幾遍,甚至把可能的Q&A都在腦海裡面想過一次。
  4. 分段(stage by stage):計畫/規劃這種東西最好還是畫個時間表(roadmap),然後按部就班分階段完成,一步一步突破每個里程碑(milestone)。雖然在剛開始就把所有架構想好是非常完美,但是有時候那樣畢竟太過理想化了,所以還是小規模小規模來做就好,一開始就想做很大的東西,容易因為陷入思考瓶頸而卻步,反而可能裹足不前(至少我個人是如此)。
呼,大約有一年多沒做投影片了,發現組織能力好像還可以,而英文寫作能力則好像有提升了一點點。今天早上適逢小組開週會,有機會預演一遍那份投影片,於是得到了上述的幾點感想。預演真的是件好事,小組成員給的回饋意見都十分受用,指出了我的盲點,或者應該說可能會是每位講者的盲點,就是誤以為大家都熟某項技術了,實際上通常不然,所以花些篇幅做點小小的簡介將會得到更好的效果,況且有時候列出這些東西,也可以激發更多討論與幫助自我思考。更重要的是,讓大家都聽了,那才堪稱為是一場好的簡報。

最後再講一點,就是關於「時間」的事。收斂的作用另一方面就是為了壓縮時間,一場好的簡報從來就不會是冗長的。所以簡報除了挑選的重點要夠好、歸納的結論要夠強之外,時間還要像女孩子的迷你裙一樣短,如此才能夠讓聽眾全程參與而不至於分心夢周公去也。所以像這次的簡報我只做了20頁,並且打算講15分鐘、再留5分鐘討論就好。

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