身為文字工作者的時間管理原則

嚴格說來，我的日子過得一塌糊塗，每天都是幾乎睡過頭九點才到辦公室；桌面上永遠堆滿了A4紙張文件，有些地方用螢光筆劃了重點，有些則顯然還沒有被拿起來讀過；就更不用提電子郵件信箱的收件匣了，不知道為什麼而訂閱的電子報，躺在裡面好幾年了都不曾想去開起來看。

不過這些都沒啥大不了的，首先我並不是管理階層，頂多只是生活過得亂七八糟一點，基本上不會影響到其他同事；再者任何時候，只要我心血來潮，就可以很快地讓這些紛亂變得有秩序。例如前陣子，我終於整理了抽屜，大概丟了一半以上的文件，大部分都是兩年前就一直躺在那裡的；還有前兩天，我終於明白了「資訊減量」的道理，取消訂閱了數十份電子報，並且把Gmail信箱裡面的六千多封信，砍到剩下一百多封。

有感於這些陳年問題，長久以來我對於時間管理或者整理術之類的書籍涉獵不少，也許是有些原則已經潛移默化到我的行為模式裡面了，又或者是所謂原則本來就會自然而然被發展出來。總而言之，我通常非常仰賴3個時間管理原則：

1. 設定自己的最後期限：截稿日（deadline）通常是編輯給的，或者是雙方協議出來的，所以我會挑截稿日的前一天或者當天上午作為自己的最後期限。設定期限的好處是方便安排進度與優先順序，以及產生激勵努力工作的正向壓力。
2. 自終點往回推算進度：為每個工作目標設定好預計進度是件好事，免得到了最後兩天趕工沒睡效率又差（相對於熬夜趕工，我更傾向於隔天提早起床加班）。更重要的是，如果發現自終點往回推算出來的進度表有點工作過量的話，可以盡早向相關人員爭取更多的時間。以我自己為例，一篇2500字的譯稿，認真弄的話可能需要4~5個晚上（含校稿），但是我知道自己沒那麼乖，而且隨時可能會有突然的約會或聚餐出現，所以通常會要求10天左右的期限，畢竟週末也是要休息的嘛。
3. 用筆記本為點子存檔：把點子都記錄下來有助於思考，針對一篇文章，有時候可能會有十件想寫的東西，因為篇幅等考量，最好只寫其中的五件，甚至是拆成兩篇來寫。尤其筆記本是有記錄性的，裡面的東西通常就是為了怕忘記而寫下來的，這些點子想法只要不斷補充，很容易便發展成更多的好點子與文章。以時間管理的觀點來看，整理筆記本是打發零碎時間的好任務，而且可以隨時檢視自己有哪些點子需要補充資料，盡快讓它們發芽茁壯。
   

以上是我自己身為文字工作者非常受用的時間管理原則，基本上應該適用於各行各業、各形各色的人士，與大家共勉之。